Come ottimizzare i flussi di lavoro utilizzando le giuste soluzioni

Quante ore vengono perse ogni giorno per svolgere operazioni di stampa, scansione, trasferimento e inserimento dati a sistema? La risposta è ovvia se pensiamo a tutti i documenti che vengono archiviati, inviati e convertiti in formato digitale in ogni azienda.

Ma esiste una vasta gamma di soluzioni e trucchetti da seguire per poter ridurre gli sprechi ottimizzando i flussi di lavoro e il tempo da impiegare in attività più remunerative. Per comprendere a cosa ci riferiamo nel concreto, di seguito troverai un elenco di situazioni ricorrenti che possono essere presto automatizzate con le giuste soluzioni informatiche da integrare ai sistemi di stampa.

Riduci gli errori scansionando i documenti

Al computer si commettono in media 8 errori di battuta ogni 100 parole, con 41 parole digitate al minuto. Inserire manualmente a sistema i dati estratti da una pila di fatture è un’attività lunga e dispendiosa in termini di tempo che implica altresì un alto margine di errore. Scansionando le fatture con una multifunzione puoi ridurre il tempo per l’inserimento dei dati a pochi minuti limitando eventuali errori. Il software giusto che può supportarti nell’impresa è lo Scan To OCR o il PinPoint Scan combinati in un unico pacchetto Scan Pack Business.

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Grazie a queste soluzioni, potrai partire da qualsiasi tipologia di file e trasformandolo attraverso la scansione in un Word, in un Excel o in un PDF ricercabile. Inoltre potrai scansionarlo e inviarlo automaticamente via mail, come potrai scansionarlo, rinominarlo e salvarlo direttamente in una cartella specifica; e ancora, potrai scansionarlo e inviarlo in un batter d’occhio al tuo desktop.

In questo modo si riducono gli errori e si ottimizza l'intero flusso di trasmissione dati, dall’acquisizione dell’informazioni contenute nella fattura alla sua archiviazione e condivisione con i reparti o i soggetti implicati nel processo.

Condividi i documenti aziendali con chi lavora da remoto

Cloud computing, social media, soluzioni mobili e collaborazione sono state e continuano a essere quattro grandi priorità per le piccole e medio imprese. Che vantaggio c’è se chi lavora da remoto non può consultare o condividere documenti con gli altri? Nessuno, anche se spesso accade che le piattaforme di collaborazione non siano realmente allineate alle esigenze dei lavoratori.

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Archiviare i contenuti in modo automatico e centralizzato evita il caos dei file salvati in locale sui PC personali e difficilmente consultabili da chiunque lo necessiti. Per questo suggeriamo di adottare soluzioni di archiviazione documentale che consentono di salvare in cloud qualsiasi documento o percorso di file, ma non solo. Questa piattaforma può essere combinata anche a un pacchetto software per la stampa da mobile che consente di stampare da remoto rendendo ancora più semplice lo scambio di informazioni tra i dipendenti interni e quelli esterni.

Ottimizza i flussi di lavoro dei dipendenti

Quante volte capita di non poter stampare perché la multifunzione è occupata da qualche altro utente? E quante volte capita che i dipendenti stampino documenti di natura personale senza alcun limite? Attraverso l’utilizzo di soluzioni intelligenti integrate sulla multifunzione, puoi risparmiare tempo e denaro consentendo la stampa da qualsiasi stampante multifunzione presente in azienda previa autenticazione tramite badge, trasponder o codice PIN.

Questo software dal nome aQrate, unitamente al Print & Follow, è ideale per gestire i volumi di stampa da qualsiasi periferica senza intralciare il lavoro altrui e, allo stesso tempo, mantenendo sotto controllo le attività dei dipendenti.

Proteggi le stampe per non violare la privacy

Negli uffici, si può essere citati a giudizio o addirittura sanzionati se la persona sbagliata preleva dalla stampante un documento riservato. Con i nostri Security Pack Light, Security Pack GDPR, Security Pack Business e Business Pro, potrai godere della massima sicurezza alla stampante.

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Installando un lettore badge e proteggendo le stampe con soluzioni che consentano di rilasciare un documento esclusivamente al legittimo proprietario, impedirai l’accesso a persone indiscrete prevenendo violazioni che potrebbero mettere a repentaglio l’incolumità della tua azienda.

Se sei interessato a ricevere maggiori delucidazioni in merito a tutti i software da installare sulla tua multifunzione, rivolgiti a noi. Sapremo indirizzarti verso il mix di soluzioni perfette per la tua impresa.

08/04/2019