Il costo invisibile del "Lo abbiamo sempre fatto così"

"Abbiamo sempre lavorato in questo modo."

È una delle frasi più comuni che si sentono in azienda e spesso, è anche quella più costosa.

Non perché ciò che si è fatto finora sia sbagliato, ma perché il mondo del lavoro cambia continuamente. Processi che dieci anni fa erano efficienti oggi possono trasformarsi in una fonte di sprechi di tempo, denaro ed energie.

Il problema è che questi costi non compaiono in nessun bilancio. Sono invisibili.

Il tempo che non si vede

Immaginiamo una situazione molto semplice. Un cliente chiama chiedendo una copia di un contratto firmato due anni prima. L'addetto apre una cartella condivisa.

Non trova il documento. Controlla sul computer di un collega. Poi nella posta elettronica. Infine apre un vecchio archivio cartaceo. Dopo venti minuti il contratto viene trovato. Venti minuti sembrano pochi. Ma cosa succede se questa situazione si ripete cinque volte al giorno?

In una settimana diventano quasi 8 ore di lavoro, l'equivalente di un'intera giornata lavorativa impiegata soltanto per cercare documenti.

Secondo diverse ricerche sulla produttività negli uffici, tra cui studi di IDC* e McKinsey**, un lavoratore può dedicare fino al 20% del proprio tempo alla ricerca di informazioni e documenti necessari per svolgere il proprio lavoro. Una quantità enorme di tempo che potrebbe essere utilizzata per attività a maggior valore aggiunto.

"È solo una stampa". Anche questa frase è molto comune. Si stampa una bozza. Poi una versione aggiornata. Poi quella definitiva. Poi la copia da firmare. Poi una copia per l'archivio.

Ogni singola stampa costa pochi centesimi. Il problema non è il costo della carta.

È tutto ciò che ruota attorno:

• tempo impiegato;
• errori dovuti a versioni diverse dello stesso documento;
• documenti dimenticati sulla stampante;
• ristampe dovute a modifiche dell'ultimo minuto.

Piccole azioni che, sommate nell'arco di un anno, incidono molto più di quanto si immagini.

L'e-mail numero 27

Succede praticamente ovunque. Oggetto: "Preventivo definitivo…...pdf"

Qual è la versione giusta? Nessuno lo sa con certezza.

Così parte un'altra e-mail. "Mi confermi che è quella corretta?"

Poi arriva una risposta, poi un'altra, poi qualcuno modifica ancora il file.

Nel frattempo il cliente aspetta.

La tecnologia oggi permette di condividere documenti in tempo reale, mantenendo una sola versione aggiornata e riducendo il rischio di errori e duplicazioni.

Le interruzioni continue

Una telefonata, una richiesta, una firma, una scansione, una copia, una ricerca.

Ogni interruzione sembra insignificante, eppure numerosi studi sulla produttività mostrano che interrompere frequentemente un'attività riduce la concentrazione e rende più difficile riprendere il lavoro con la stessa efficienza. Alcune ricerche stimano che possano servire anche oltre 20 minuti per recuperare completamente il livello di attenzione precedente, soprattutto durante attività complesse.

Non significa che ogni interruzione faccia perdere venti minuti, ma che il continuo cambio di attività ha un impatto reale sulla produttività.

"Lo facciamo perché abbiamo sempre fatto così", è probabilmente la frase che rallenta di più l'innovazione.

Molte aziende non mantengono determinati processi perché siano i migliori, ma semplicemente perché sono quelli a cui tutti sono abituati.

Pensiamo, ad esempio, a:

• autorizzazioni che richiedono firme su carta;
• documenti stampati solo per essere immediatamente scannerizzati;
• dati inseriti manualmente in più software;
• archivi distribuiti tra cartelle di rete, e-mail e raccoglitori cartacei.

Nessuna di queste attività crea valore per il cliente. Sono semplicemente abitudini.

Il vero costo è quello che non si misura

Le aziende controllano con attenzione fatture, fornitori e costi energetici.

Molto più difficile è misurare:

• il tempo perso nella ricerca dei documenti;
• gli errori dovuti a informazioni duplicate;
• le attività ripetitive svolte ogni giorno;
• le occasioni perse perché una risposta arriva troppo tardi.

Sono costi che raramente compaiono in un report, ma che influenzano ogni giorno l'efficienza dell'organizzazione.

Innovare non significa rivoluzionare

Quando si parla di trasformazione digitale si pensa spesso a grandi investimenti o a cambiamenti radicali.

In realtà, l'innovazione inizia spesso da piccoli miglioramenti.

Ridurre il numero di passaggi necessari per approvare un documento.

Rendere immediata la ricerca di un contratto. Automatizzare attività ripetitive.

Condividere informazioni senza creare copie inutili.

Sono cambiamenti quasi invisibili, ma capaci di restituire ogni giorno minuti preziosi alle persone.

E quei minuti, sommati nell'arco di mesi e anni, diventano tempo da dedicare ai clienti, ai progetti e alla crescita dell'azienda.

Con l'arrivo della pausa estiva, quando il ritmo rallenta e c'è finalmente il tempo per osservare le cose con maggiore lucidità, vale la pena fermarsi un momento e chiedersi: Quali attività svolgiamo ancora oggi solo perché "abbiamo sempre fatto così"?

La risposta potrebbe essere il punto di partenza per rendere il rientro dalle ferie più semplice, più efficiente e, soprattutto, più orientato al futuro.

Legenda:

*  IDC (International Data Corporation) è una delle principali società di ricerca e consulenza a livello mondiale nel settore delle tecnologie dell'informazione, delle telecomunicazioni e della trasformazione digitale. Da oltre 60 anni analizza i mercati IT e pubblica studi utilizzati da aziende e decision maker di tutto il mondo.

** McKinsey & Company è una delle più autorevoli società internazionali di consulenza strategica. Attraverso il suo McKinsey Global Institute (MGI) conduce ricerche indipendenti su economia, innovazione, produttività e trasformazione digitale, spesso utilizzate come riferimento da imprese, istituzioni e governi.

Fonti

• IDC – The High Cost of Not Finding Information: evidenzia come i lavoratori della conoscenza possano dedicare una parte significativa del proprio tempo alla ricerca di informazioni aziendali.
• McKinsey Global Institute – The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies (2012): stima che una migliore gestione delle informazioni e della collaborazione possa recuperare fino al 20-25% del tempo impiegato nelle attività di knowledge work.
• Microsoft Work Trend Index (edizioni recenti): mostra come le continue interruzioni e il sovraccarico informativo influenzino negativamente concentrazione e produttività.
• Adobe Acrobat – Document Productivity Report: evidenzia l'impatto delle attività manuali legate ai documenti e i benefici dell'automazione nei processi aziendali.

14/07/2026