PODCAST - PIN POINT SCAN 3: L'EFFICIENZA PARTE DALLA SCANSIONE

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PIN POINT SCAN

Le scansioni costituiscono una parte fondamentale dei flussi di lavoro di qualsiasi azienda. La possibilità di  inviare scansioni direttamente al PC è da tempo un vantaggio tipico di scanner desktop collegati in rete. Tuttavia, avere molti scanner sul posto di lavoro è sicuramente  una scelta aziendale troppo costosa.

Con l'applicazione HyPAS PinPoint Scan, la scansione verso PC da un MFP Utax collegato in  rete, questo processo viene semplificato. Con una semplice installazione sul PC e sul pannello del MFP UTAX, la scansione di rete diverrà facile ed immediata.

VANTAGGI PER TUTTI GRAZIE A PIN POINT SCAN!

PinPoint Scan consente di gestire le proprie destinazioni di scansione senza intervento IT. Le destinazioni impostate nel PC diventano semplici pulsanti one-touch sul pannello di controllo del sistema MFP UTAX. Quando si desidera eseguire la scansione di un documento tutto ciò che dovete fare è accedere all'applicazione PinPoint Scan sul MFP Utax, inserire il codice PIN, selezionare una o più destinazioni e siete pronti ad inviare.

PinPoint Scan protegge anche i documenti riservati poiché tutte le comunicazioni tra il MFP e il computer vengono crittografate. È inoltre possibile autenticare gli utenti attraverso lettori di schede  per ottenere flussi di lavoro ancora più snelli insieme ad una maggiore sicurezza dei documenti. Inoltre, per ogni licenza MFP può essere associato un infinito numero di PC della stessa rete.

TRE SEMPLICI FUNZIONI 

Questo applicativo, da installare direttamente sul pannello della multifunzione, include tre funzionalità principali che saranno gestite tramite l’assegnazione di un PIN che identificherà l’utente e personalizzerà il flusso:

La scansione e l’invio via mail (Scan to Mail)

Il classico Scan to mail , incluso in tutte le Mfp presenti sul mercato, ha dei grossi limiti, quali:

• La mail inviata dalla MFP ha un indirizzo generico che non corrisponde a chi l’ha inviata realmente
• Non è possibile avere una conferma di lettura
• Non è possibile aggiungere del testo nel corpo della mail
• Il File allegato ha un codice alfanumerico incomprensibile

Per tutti questi motivi molto spesso si opta per uno scan to folder o uno scan to mail verso l'indirizzo di posta elettronica personale, per poi salvare il documento sul proprio desktop, modificare il nome o il contenuto e inviarlo.

Con PinPoint Scan non sarà più necessario: una volta inserito il Pin il sistema sarà in grado di riconoscere l'utente, ti permetterà di decidere come chiamare il file inviandollo sulla tua email. Tramite il pc sarà quindi possibile inserire il destinatario, il nome o il testo all'interno dell'email e cliccare su invia. In questo modo sarà anche possibile tenere traccia del processo di invio del file, del mittente e del destinatario.

L’archiviazione in una cartella specifica (Scan to Folder)

Consente all’utente di rinominare il file direttamente dalla multifunzione e scegliere la cartella dove archiviare il documento;  Una funzione ben diversa dallo scan to folder che reindirizza le scansioni in una cartella condivisa e accessibile a tutti obbligando l’utente a tornare alla propria postazione per rinominare il file e spostarlo nella cartella desiderata.

L’invio di un file sul tuo desktop (Nuova funzione)

E’ una funzione unica, che si aggiunge allo scan to mail e allo scan to folder, rendendo una scansione pronta alla lavorazione direttamente sul desktop del PC, eliminando il fastidio di dover recuperare il file da una cartella predefinita o addirittura dall’account di posta. Inserisci il tuo pin personale e invia direttamente il file al Desktop del tuo pc. La scansione sarà immediatamente disponibile !

Compatibile con applicazioni come Google Drive e OneDrive.

ULTERIORI VANTAGGI

Se consideri che la scansione è in assoluto la funzione più utilizzata all’interno della tua azienda,  questo Software ti farà risparmiare l’80% del tuo tempo… e come sappiamo tutti… il tempo è denaro !

• Non sarà più necessario chiamare un tecnico per riconfigurare la scansione nel caso in cui tu decida di cambiare computer o cambiare password
• Pin Point scan evita di dover riconfigurare la condivisione di Windows ogni volta che cambi rete (casa- lavoro-wi-fi).
• Non dovrai più chiamare un tecnico informatico quando vorrai aggiungere una nuova cartella di destinazione.
• PinPoint Scan è compatibile con tutti i sistemi operativi compreso iOs di Mac
• Se dovessi aggiungere un nuovo pc alla tua rete non avrai bisogno di chiamare un tecnico IT.

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17/01/2022