Un incontro è un accesso di fiducia.
(Jean Giraudoux)
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MODULO GESTIONE OSPITI
SCEGLI TRA 3 TIPOLOGIE DI REGISTRAZIONE
Registrazione Istantanea - Pre-registrazione in fase di presa appuntamento - Pre-registrazione via web
REGISTRAZIONE OSPITI ISTANTANEA:
Quando un ospite arriverà in azienda sarà ricevuto dal Monitor interattivo di Xara che gli spiegherà come registrarsi tramite il pannello del Multifunzione. Xara chiederà all’ospite di inserire NOME – COGNOME – AZIENDA per registrarlo all’interno del suo Database, che, essendo la raccolta dei dati in digitale non potrà mai vedere gli altri ospiti registrati precedentemente come spesso capita nel "classico registro cartaceo sulla Reception" e quindi rispettando le attuali normative sulla Privacy, (GDPR).
Fatto questo sarà sempre Xara a chiedergli con quale reparto ha appuntamento e con quale persona. L’ospite dovrà quindi selezionare reparto e persona.
Il gioco è fatto! Sarà Xara ad avvisare l’ospite che la registrazione è avvenuta con successo e che abbiamo già provveduto ad avvisare del suo arrivo. Il Software di Xara invierà una mail al reparto o persona selezionata avvisando che l'ospite è arrivato in Reception e registrerà i suoi dati nel Database Ospiti e stamperà per l'ospite il materiale che desidererai fornirgli.
COSA STAMPA PER GLI OSPITI:
Tutto quello che desideri: il pass aziendale personalizzato con nome, cognome e azienda, la piantina di evacuazione della struttura, la mappa per raggiungere l’ufficio con cui hai appuntamento, la password della wi-fi per gli ospiti, una comunicazione, la tua pubblicità aziendale o l’informativa alla privacy.<\p>
Scegli tu…devi solo dirci cosa vuoi consegnare al tuo ospite. A proposito, se hai deciso di inserire anche il termoscanner nel tuo pacchetto, potrai anche stampare un badge/pass per il tuo ospite con la sua foto.
PRE-REGISTRAZIONE:
Desideri pre-registrare i tuoi ospiti in fase di appuntamento? Potrai fornirgli un PIN in fase di presa appuntamento in modo che all’ingresso dovrà solamente inserire il suo PIN. Il Software assocerà il PIN all’ospite avvisando, la persona con la quale ha l’appuntamento, del suo arrivo o, in abbinamento con il Modulo gestione Code, verrà stampato un progressivo numerico per indirizzarlo ad un ufficio/sportello. Rimangono sempre valide tutte le funzionalità della registrazione istantanea.
PER TUTTI GLI ENTI O UFFICI APERTI AL PUBBLICO
Possiamo fornirti una pagina web dove il pubblico potrà fissare un appuntamento, secondo le indicazioni che ci fornirai. L’utente vedrà le disponibilità degli uffici e degli orari. Una volta schedulato l’appuntamento l’ospite riceverà una mail di conferma con un PIN o un QR Code o un Barcode che all’ingresso in azienda gli permetterà la registrazione immediata.
Anche questa volta, potremo avvisare direttamente l’operatore che dovrà riceverlo o gestire le presenze tramite un progressivo “salta coda”.
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