Con Prescribe la tua carta intestata a portata di mano

Ogni giorno nei nostri uffici produciamo lettere, documenti o comunicazioni di vario genere che devono essere personalizzate e stampate su carta intestata con indirizzi, loghi e segni distintivi dell’azienda. Nella quotidianità questa esigenza viene soddisfatta attraverso diverse alternative che non sempre risultano valide, per questo le nostre multifunzione sono configurate per ospitare tutti i modelli di carta intestata utilizzati in azienda.

In che modo le aziende si approvvigionano di carta intestata

Spesso le aziende si riforniscono di carta intestata rivolgendosi alle tipografie, ovvero dei centri specializzati che producono carta personalizzata con i loghi, i colori e gli indirizzi aziendali. Questa alternativa risulta utile laddove sia presente una multifunzione o una stampante in bianco e nero che non permette di stampare autonomamente a colori, nonostante presenti alcune problematiche legate ai costi elevati dell'approvvigionamento: per poter godere di un prezzo agevolato, è necessario acquistare un grande quantitativo di carta intestata da stoccare nel magazzino con il limite di dover ricaricare la stampante a ogni evenienza, oltre al rischio di dover gettare nella spazzatura tutte le rimanenze ogni qualvolta venga modificato l’indirizzo della sede legale, il numero di telefono, l’indirizzo mail o altri dati societari.

Grazie alla diffusione delle stampanti multifunzione a colori, negli ultimi anni è ormai possibile produrre la carta intestata direttamente dal proprio ufficio senza dover ricorrere al servizio delle tipografie o alle arti grafiche. Oggigiorno la carta intestata consiste in un file word contenente tutti i contatti e i riferimenti aziendali, inclusi i loghi e i simboli di riconoscimento, che viene utilizzata da tutti i collaboratori per divulgare documenti o comunicazioni ufficiali. Questa soluzione offre un grande vantaggio perché elimina i costi esterni della tipografia, ma continua a presentare una serie di limiti a cui bisogna necessariamente porre un rimedio in virtù del nuovo GDPR:

• La carta intestata in formato digitale ed editabile è a disposizione di chiunque ne abbia necessità in azienda, anche di quei collaboratori che potrebbero rivelarsi poco affidabili in futuro;
• La carta intestata su file word può essere modificata in qualsiasi momento con il rischio che un operatore vada a modificare erroneamente un campo dell’indirizzo o, peggio ancora, il valore del capitale sociale mettendo a repentaglio l’azienda dal punto di vista legale;
• Se l’azienda utilizza diversi form, come nel caso delle bolle che devono essere stampate con diverse filigrane, dovrà copiare e incollare manualmente il contenuto della comunicazione su più modelli di carta intestata dando luogo a un ingente dispendio di tempo. 

Un valido aiuto arriva dalle multifunzione UTAX

Tutte le nostre multifunzione e stampanti di ultima generazione impiegano il Prescribe (in italiano "prescrivere"), un linguaggio che offre la possibilità di salvare tutti i modelli di carta intestata utilizzati in azienda. Questo significa che tutte le lettere preconfigurate in word andranno a scomparire perché basterà redigere un documento direttamente su foglio bianco scegliendo in un secondo momento il form di carta intestata sul quale stamparlo. Allo stesso modo permetterà di stampare il medesimo documento su più modelli senza dover copiare e incollare il testo manualmente e, soprattutto, senza correre il rischio di modificare erroneamente l’intestazione su carta.

Se hai una multifunzione UTAX e non conosci questa funzionalità, chiama il referente tecnico dell’azienda che ti segue per creare tutti i form utili alla tua azienda. Se invece non hai una multifunzione UTAX, contattaci per scoprire tutte le soluzioni gratuite offerte dalle nostre apparecchiature per aiutare le aziende.

18/06/2018