Sicurezza dei dati, anche le multifunzione sono un rischio

Dopo l’avvento del GDPR e dell’adeguamento italiano alla normativa europea sulla protezione dei dati sensibili non si fa altro che parlare di sicurezza e privacy negli ambienti di lavoro. Le principali manovre adottate dalle aziende per prevenire truffe come il phishing, le estorsioni, l’intrusione a scopo di spionaggio e le interruzioni di servizio pilotate hanno interessato maggiormente i computer, gli account email e tutto ciò che riguarda il mondo online. Ma quanti hanno mai pensato di proteggere la fuoriuscita di informazioni sensibili dalle stampanti e multifunzione?

Perché le multifunzione mettono a rischio i dati

I dispositivi di stampa, al pari dei computer, sono collegati in rete e rappresentano una delle principali minacce per la protezione dei dati perché sono potenzialmente soggetti agli attacchi informatici e vengono lasciati alla mercé dei dipendenti senza alcuna misura preventiva per il monitoraggio delle stampe.

Forse ti stai chiedendo in che modo potrebbero violare la privacy attraverso la semplice fruizione da parte dei dipendenti? L'inconveniente è sempre dietro l'angolo! Supponiamo di trovarci nel dipartimento amministrativo di un’azienda dove vengono elaborati buste paga, CUD, dichiarazioni INAIL, moduli F24 e altri documenti relativi a persone fisiche o giuridiche contenenti informazioni delicate. Se dovessimo lasciare i dispositivi liberi di stampare senza previa autorizzazione, qualsiasi dipendente potrebbe intercettare involontariamente le stampe dalla multifunzione dell’amministrazione, venendo a conoscenza di informazioni estremamente personali come la retribuzione mensile di un collega.

Questo scenario rappresenta un'evidente violazione perseguibile per vie legali dal soggetto violato, nonché un episodio critico che può causare eventuali tensioni e agitazioni tra i dipendenti. Il rischio è molto elevato, anche se spesso sottovalutato, e potrebbe dar luogo a importanti complicazioni aziendali.

Strumenti per proteggere le stampe da occhi indiscreti

Oltre a integrare dei sistemi di sicurezza direttamente nel software della multifunzione, noi di UTAX offriamo delle soluzioni ad hoc per evitare che le informazioni sensibili trapelino. Abbiamo già parlato del Security Pack GDPR e del Security Pack Light che fornisce una protezione moderata, ma non ti abbiamo mai presentato i pacchetti Security Pack Business e Security Pack Business Pro studiati appositamente per garantire la massima privacy.

Entrambi composti dal software di accounting chiamato aQrate, consentono un accesso controllato ai dispositivi di stampa attraverso codice pin, badge o active directory assicurando la stampa ai soli autorizzati. I documenti inviati possono essere stampati in modo sicuro su qualsiasi dispositivo in azienda e, così, gli utenti hanno la possibilità di stampare riducendo i costi e ottimizzando l’utilizzo dell’infrastruttura IT di stampa.

La stampa protetta, la crittografia dati e la funzionalità Print&Follow che consente di recuperare e stampare i documenti solo da persone autorizzate è solo uno dei vantaggi forniti dal pacchetto software Security Pack Business e Business Pro. Grazie alla sua interfaccia semplice e intuitiva, aQrate agevola tutti i processi che potrai compiere sulla tua stampante multifunzione: impostando una serie di scorciatorie per la scansione, la copia e il fax, con un solo click invierai i documenti scansiti automaticamente all’indirizzo mail dell’utente loggato riducendo anche i tempi di utilizzo dei dispositivi, ma soprattutto rendendoli più intuitivi per gli utenti.

Se hai un’azienda che lavora con numerosi dati sensibili, o se semplicemente vuoi assicurarti che le informazioni delicate non trapelino tra i dipendenti, chiedici maggiori informazioni. Saremo lieti di illustrarti tutte le nostre soluzioni pensate per proteggere la sicurezza dei dati delle aziende.

25/03/2019