GESTIRE IL PERSONALE NELLE P.M.I.

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Una delle gestioni più critiche in ogni azienda, di ogni dimensione, è quella del personale. Nelle P.M.I. spesso si sottovaluta l’impatto che la rilevazione delle presenze e delle assenze per ferie, permessi e malattie ha sul responsabile del personale. Spesso questa figura occupa più ruoli all’interno dell’organizzazione aziendale di una piccola media impresa (contabilià, amministrazione, segreteria ecc.). Gestire il personale è un'operazione delicata, sensibile e a rischio di contestazioni e avere supporto dalla tecnologia è un contributo prezioso.

Digitalizzare questo aspetto utilizzando uno strumento mirato è oggi semplice e soprattutto non richiede alcun investimento. Sì, perché le soluzioni cloud permettono di raggiungere elevatissimi standard di sicurezza e offrono performance ottimali a prezzi assolutamente accessibili ad ogni tipo di struttura.

Le caratteristiche di un buon software per la gestione delle risorse umane

Le principali caratteristiche che un prodotto dovrebbe avere sono:

• Flessibilità: l’applicativo deve essere sufficientemente adattabile alle specifiche esigenze aziendali
• Accessibilità: il dipendente deve poter gestire in autonomia le proprie richieste di ferie e permessi e le certificazioni di malattia, in modo da alleggerire il lavoro del responsabile delle risorse umane;
• Report consuntivo: i dati devono essere facilmente leggibili ed esportabili per essere inviati all’elaborazione paghe
• Usabilità: l’utente medio deve poter utilizzare la piattaforma in modo autonomo senza essere un ingegnere informatico. Questo aspetto è fondamentale perché un prodotto difficile da usare è un problema e non una soluzione.

Le piattaforme cloud come Xara, adatta alle microimprese e Ui Plan, adatta alla P.M.I. garantiscono massima usabilità, flessibilità e costi contenuti per un servizio ormai più che necessario.

La scelta del paperless

La scelta di sostituire la conservazione cartacea alla gestione digitale a volte intimorisce perché si teme di esporsi ad attacchi informatici.

In realtà le statistiche raccontano che un archivio cartaceo è tutt’altro che sicuro. Ogni anno circa il 7% (stima al ribasso) dei documenti prodotti in azienda e conservati in forma cartacea vengono persi, smarriti o si deteriorano. Criticità che la digitalizzazione in cloud risolve totalmente.

Il Cloud infatti, ha aumentato in maniera preponderante i livelli di sicurezza. I documenti in cloud sono soggetti a back up frequenti, le ridondanze permettono di mettere in funzione altri server se quelli primari vanno fuori uso, le certificazioni garantiscono livelli di sicurezza non raggiungibili dalle P.M.I. (e nemmeno da gran parte delle aziende più strutturate).

Cloud significa più sicurezza e risparmio

Trasferire, gestire, condividere e conservare i dati e i documenti in Cloud rappresenta un enorme vantaggio in termini di sicurezza.

• Accessibilità: la piattaforma è accessibile in ogni momento e in ogni parte del mondo venendo incontro al dinamismo e alla flessibilità del modo di lavorare di oggi
• Profilazione: ogni user è profilato in modo da avere precisi diritti e privilegi in piattaforma sulla base di autorizzazioni predefinite
• La gestione dell’infrastruttura è demandata al fornitore del servizio

Risparmio di tempo e gestione dei costi

Un fattore da non trascurare e che dovrebbe fare riflettere ogni organizzazione ad orientarsi verso una gestione digitale delle risorse umane è il risparmio. Le piattaforme di gestione delle risorse umane offrono il vantaggio di ottimizzare tempi e vanno ad agire su diverse aree di spreco:

• Spreco di tempo: prendere nota delle richieste di ferie e permessi che giungono in modo eterogeneo (whatsapp, mail, telefonate, post-it) porta ad un grande spreco di tempo, a grandi margini di errore e a rischi di contestazioni.

• Disorganizzazione: spesso è difficile confermare ferie e permessi ai propri dipendenti senza avere un calendario riepilogativo di tutte le richieste. Nessuno vorrebbe avere un ufficio vuoto!

• Spreco di talento: i lavori manuali e ripetitivi sottraggono risorse importanti specialmente nelle P.M.I., dove l’apporto di ognuno è fondamentale in più reparti.

Una buona piattaforma di gestione cloud delle presenze come Xara o Uiplan risolve in un solo colpo tutte queste criticità. Avrete un’azienda più organizzata, risparmiando tempo prezioso e impiegando le risorse umane in attività più produttive.

Sottolineiamo inoltre che questi sistemi innovativi consentono di gestire anche tutte le risorse che, da sempre, lavorano in mobilità. Commerciali, tecnici, manutentori, personale viaggiante in generale per i quali la tradizionale timbratura in presenza non è utilizzabile.

La necessità, poi, di far eseguire le timbrature al di fuori dell’ufficio è ampliata dallo smart working o home working che ha reso il luogo di lavoro più che mai “remoto” rispetto alla sede aziendale.

Per approfondire le nostre soluzioni per la gestione delle risorse umane nelle P.M.I. contatta il tuo rivenditore Utax di fiducia o scrivici a marketing@utax.it

Abbiamo sempre la soluzione migliore per la tua azienda.

11/04/2022